home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Libris Britannia 4 / science library(b).zip / science library(b) / PROGRAMM / DB_CLIPP / 0264.ZIP / CHKBK.ARC / CHKBOOK.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-07-23  |  6KB  |  134 lines
  1.                       Electronic Checkbook
  2.  
  3.                      A dBase III Application
  4.  
  5.                       by Daniel J. Collins
  6.  
  7.  
  8. Introduction:
  9.  
  10. Electronic Checkbook is a dBase application program. There are 
  11. very few features of dBase III used in this program that do not
  12. exist in dBase II, so it would be a simple task to use this program 
  13. under dBase II. This program was developed for use as a teaching 
  14. model in a dBase Programming Language course that I teach. It 
  15. therefore utilizes many different programming techniques and is a 
  16. basic dBase "Tour de Force". This program is supplied free of 
  17. charge with the following provisions:
  18.  
  19. * You may not remove my copyright notice from the source code.
  20.  
  21. * You may not change the name of the program and distribute 
  22.   copies with this new name.
  23.  
  24. * All copies of this program you distribute must be accompanied 
  25.   by this document.
  26.  
  27. * This program is provided free of charge under the FREEWARE 
  28.   concept. If you find it of use you are requested to forward a 
  29.   donation of $10.00 to:
  30.  
  31.                Daniel J. Collins
  32.                197 Tenth Avenue
  33.                New York, NY 10011
  34.  
  35.  
  36. Overview:
  37.  
  38. Electronic Checkbook is designed to keep accurate track of all 
  39. checks written, all deposits made and reconcile both to your 
  40. monthly statement. It consists of two databases; one for checks, 
  41. another for deposits. Both databases are indexed. The program 
  42. itself consists of a small main menu program (CHKBOOK.PRG) and a 
  43. larger procedure file (SUBROUTE.PRG). NOTE: The procedure file 
  44. is too long to edit with the dBase III editor. If you wish to 
  45. modify the program you MUST use a text editor such as Wordstar in 
  46. non-document mode. Failure to do so will result in the last two 
  47. subroutines being lost which will cause the program to bomb 
  48. during the main menu. The system also includes two standard
  49. report files (CHKS.FRM and DEPS.FRM) which are used in various 
  50. report commands. Feel free to modify these reports, they are 
  51. very simple.
  52.  
  53.  
  54. Getting started:
  55.  
  56. To begin using the Electronic Checkbook you must first run a 
  57. program called INITIAL.PRG. Simply boot dBase III and after 
  58. setting your default drive and/or path properly, type: DO 
  59. INITIAL. This program loads some graphic characters from a 
  60. memory file (BOX.MEM) and adds the startup data for your system. 
  61. I have included a program called BOXMAKER.PRG for your review,
  62. it creates the memory variable file BOX.MEM (you do not need to
  63. run this program). You will be prompted for an account name (up 
  64. to 70 characters), an account number (up to 20 characters) and 
  65. an opening balance (up to $9,999,999.99). You will have an 
  66. opportunity to confirm that the data is correct and if not, 
  67. re-enter it. If you confirm the data, a new memory file is 
  68. created (DATA.MEM) and you are returned to the "dot prompt". You 
  69. will no longer need INITIAL.PRG or BOX.MEM unless you wish to 
  70. restart the system or start a new system.
  71.  
  72. The balance of your account is not stored in the database itself,
  73. but rather as a running balance in memory. It is saved to disk 
  74. only at the completion of a session. Therfore, ESCAPE is set to 
  75. off at the beginning of the program. This means you will not be 
  76. able to terminate the program once it is begun, except by exiting 
  77. from the menu.
  78.  
  79. Selecting "Enter deposits" from the main menu allows you to enter 
  80. deposits to the system. You may enter interest amounts by simply 
  81. entering them as any other deposit and answering "Y"es to the 
  82. "Cleared? (Y/N)" prompt.
  83.  
  84. Entering checks is done in a similar manner, except that for the 
  85. first check entered at each session the date will default to the 
  86. current system date and the check number will default to 1. For
  87. all subsequent entry, however, the date will carry forward and 
  88. the check number will increment by 1. Again, service charges and 
  89. ATM withdrwals may entered without a check number and by marking 
  90. the check cleared.
  91.  
  92. At all times the current balance will be displayed at the top of 
  93. the screen. A negative balance is indicated by parentheses.
  94.  
  95. Monthly statements can be reconciled very easily. When prompted,
  96. simply enter check numbers and deposit amounts and if they exist 
  97. and have not already been cleared, they will be cleared. This 
  98. dialogue is followed by a screen that displays the current 
  99. balance, the total of outstanding checks, the total of 
  100. outstanding deposits and what should be the balance shown on your 
  101. statement.
  102.  
  103. Summary reports are also available and are executed by simply 
  104. following the screen prompts. These are setup to run to the 
  105. printer, so be sure you have a printer connected and ready to 
  106. print or else your system will hang.
  107.  
  108. Special notes:
  109.  
  110. The file CHKBOOK.PRG contains a set color command. Comment this 
  111. line out or delete it if you are using a monochrome monitor. This 
  112. progarm CAN be edited with the dBase editor.
  113.  
  114. Always enter interest amounts using the current date. Deposits 
  115. are indexed by date during entry and you could end up placing a 
  116. new entry into the middle of your database, throwing off the 
  117. account balance.
  118.  
  119. Both data entry screens use format files (CHECK.FMT and DEP.FMT) 
  120. to position data on the screen.
  121.  
  122. CHECKS.DBF contains a MEMO field. This field may contain up to 
  123. 4096 characters. If you do not wish to use it, you may modify 
  124. the database structure and the format file. This will speed up 
  125. the system slightly.
  126.  
  127. If you encounter any severe problems or bugs in this program 
  128. please contact me:
  129.  
  130. Daniel J. Collins
  131. Source ID: TCL638
  132. Compuserve ID: 72065,241
  133. or on the CURA BBS in NYC.
  134.